Uw gegevens beschermen en bewaren is zeer belangrijk. Omdat u niet wilt dat uw gegevens per ongeluk verwijderd raken, of in de verkeerde handen vallen is het altijd slim om backups te maken. Als u dit doet kunt u altijd uw gegevens terughalen indien er iets kapot gaat of verwijderd word. Natuurlijk is het dan ook slim om de gegevens te beveiligen zodat alleen u of uw bedrijf de gegevens kan openen. Vooral met klantgegevens is dit zeer belangrijk. Natuurlijk is het ook handig om al uw word documenten, foto’s en dergelijke persoonlijke bestanden.

Er zijn veel soorten backups, maar de meest nuttige op dit moment is de online backup. Dit is een methode waarbij uw gegevens op een server worden opgeslagen, direct van het internet af. Waar u altijd bij kunt indien er iets mis gaat. Het nuttige hiervan is ook dat online backups meestal door een ander bedrijf gemaakt worden (welke hierin gespecialiseerd zijn) dus u hoeft niet te investeren in een IT afdeling voor uw backups.

Er zijn meerdere manieren om uw gegevens veilig op te slaan op het internet. Zodoende kunt u gegevens opslaan via Gmail, of bij FTP hosts. Dit gebeurt echter niet automatisch en hier moet u zelf aan denken. Hierbij bestaat dus de mogelijkheid dat u, tijdens een of net na een update van uw gegevens een systeemfout heeft, en dat uw laatste backup niet recent genoeg is. Of dat u juist oudere informatie nodig heeft waar u sindsdien een nieuwe backup overheen heeft geschreven.

Dit probleem zult u niet tegenkomen als u gebruik maakt van een online backup methode. Bij een online backup bedrijf kunt u aangeven hoe laat en hoe vaak er een backup gedraaid moet worden, en van welke bestanden. Ook kunt u aangeven hoe lang een backup bewaard moet blijven, en of nieuwe backups de oude moeten overschrijven. Dit is handig omdat u dan zelf er niet aan hoeft te denken, maar er toch altijd backups zijn van uw bestanden.

Een ander voordeel aan het gebruik van online backups is het feit dat je via het internet, op elke locatie je backups kunt bekijken en indien nodig downloaden. Dit in tegenstelling met een backup op bijvoorbeeld een (externe) harde schijf. Indien u op een andere locatie bent en er gaat iets mis met uw data, dan zijn uw oude backups niet gelijk toegankelijk.

Met backups op uw eigen locatie loopt u ook altijd het risico dat, in geval van calamiteiten, uw backups niet veilig zijn en verloren gaan. Daarom is het altijd nuttig om op meerdere locaties backups te bewaren. Dit is makkelijk te doen met online backups. Deze worden bewaard in server ruimtes van het bedrijf, welke speciaal zijn ingericht om zo veilig mogelijk de gegevens te bewaren.

Ook is veiligheid bij online backups een groot voordeel. De verbinding met de server gaat altijd via een SSL (Secure Sockets Layer) connectie. Dit is een beveiligde verbinding waar ook gebruik van word gemaakt in webwinkels en met online bankieren. De bestanden worden eerst op uw computer gecomprimeerd en versleuteld met een door u aangegeven wachtwoord, alvorens de bestanden verstuurd worden naar de server. De beveiliging is zo dat alleen uw met het wachtwoord de bestanden weer kunt openen. Zelfs het bedrijf wat de bestanden voor u opslaat heeft geen toegang tot de inhoud daarvan. Het is dus noodzakelijk dat u uw wachtwoord niet vergeet, indien dat gebeurt kunt u uw beveiligde bestanden niet meer openen.

Al met al is de online backup methode een zeer goede en betrouwbare manier om uw gegevens veilig te stellen. Het is goedkoper dan een eigen server ruimte creëren met het daarbij behorend personeel, en de backups worden automatisch gemaakt dus hoeft u zelf nergens meer aan te denken. Uw bestanden staan altijd veilig en u heeft altijd toegang. Zo kunt u altijd bij uw oude bestanden en indien nodig uw complete database weer terughalen.